Gelişen bilgi teknolojileri, eğitim kurumlarının kendi içinde kullandıkları bilgi sistemlerini de yennden düzenleme ihtiyacını gündeme getirmektedir. Bazı üniversitelerde daha önce kurulmuş, eski teknolojilere dayanan ve birbiriyle bütünleşik olmayan, sınırlı sayıda kullanıcının erişebildiği bilgi sistemleri yenilenmektedir. Gelişen PC, istemci/sunucu ve ağ teknolojileri, yaygın ,ucuz ve kullanımı kolay bilgi sistemlerinin geliştirilmesine olanak tanımaktadır. Bu teknolojileri , kullanarak, üniversite içinde var olan sistemleri, yeni istekler göz önüne alınarak bir bütünleşik bilgi sistemi analizi ve tasarımı yapılmaktadır. Bu amaçla, benzer bir çalışma Ege Üniversitesi’nde gerçekleştirilmekte ve uygulamanın sonuçları alınmaktadır. Bu bildiride Ege Üniversitesi Bilgi Sistemi hakkında genel bilgi verilecek ve özellikleri tanıtılacaktır.
Üniversite Bilgi Sistemi, üniversitelerin ortak ihtiyaçlarını karşılayacak bir yazılım olarak geliştirilmiştir. Bundaki amaç, yüksek geliştirme maliyeti ve uzun geliştirme süresi gözönüne alındığında, aynı çabayı diğer eğitim kurumlarının harcamadan yeni bilgi sistemlerinin olanaklarını kullanabilmesinin sağlanmasıdır. Bu kapsam içinde, rektörlük ve fakültelerin ihtiyaçları gözönüne alınmıştır. Üniversite Bilgi Sistemi, Özlük İşleri, Öğrenci İşleri, Akademik Bilgi Sistemi, Maaş İşleri, İdari ve Mali İşler, Araştırma Projeleri takibi, Enstitü Öğrenci İşleri, Evrak Takip, Yapı İşleri modüllerini kapsar.. Bu modüller arasındaki bilgi akışları göz önüne alınarak entegre bir sistem tasarlanması amaçlamıştır. Entegre bir sistem ile veri tekrarı azalmakta ve birbirleriyle tutarlı sistemlerin kurulması sağlanmaktadır. Bu modüllerin dışında, Sağlık ve Kültür Dairesi ve üniversite hastanesi projeleri ‘Sağlık Projesi’ kapsamı altında gerçekleştirilmiştir.
Öğrenci işleri, eğitimde kullanılacak diğer sistemlere de temel teşkil etmektedir. Öğrenci İşleri; üniversiteye ilk kayıtlanma, kayıt yenileme, notların takibi, harç takibi, öğrencilerin askerlik işleri takibi, hazırlık okulu ve sıklıkla kullanılan bazı belgelerin otomatik üretilmesi gibi bazı süreçleri kapsamaktadır. Bu işlemlerle, operasyonel düzeyindeki bilgilerin sağlıklı bir şekilde toplanmasını ve öğrenci işlerinin yürütülmesinin hızlandırıp kolaylaştırması amaçlanmaktadır.Öğrenci sistemi ile başta YÖK olmak üzere ÖSYM, Kredi Yurtlar Kurumu, Milli Eğitim Bakanlığı, Emniyet Müdürlükleri ile bilgi akışları söz konusudur. Üniversiteye ilk kayıtlanma ÖSYM’den gelen kazanan öğrencilerin, geçici/kesin kayıtlarının kayıt anında takip edilmesidir. Kayıtlanmaya gelen öğrenciler, ÖSYM’den gelmeyen bazı bilgileri optik okuyucu formlarına doldururlar. Kayıt sırasında ÖSYM’den gelmeyen ön kayıtla veya yabancı öğrenci statüsündeki öğrencilerin fotoğraf bilgileri bilgisayara aktarılır. Böylece, günlük bazda kayıtlanan öğrenciler ve geriye kalan boş kontenjan durumu takip edilmektedir. Kayıt yenileme, öğrenciler, ders seçimlerini, danışmanlar da onaylarını Internet üzerinden verebilirler. Bu uygulamada, öğrencilerin ve öğretim üyelerinin Internet’e erişebilecekleri yeterli sayıda bilgisayarın olması gereklidir. Bu yöntemin yanında optik okuyucu formlarının doldurulmasıyla da kayıtlanma işlemi yapılabilmektedir. Notların takib, kayıt yenileme gibi yoğun bilgi girişini gerektiren bir işlemdir. Notların girişi, iki yöntem ile yapılabilir: İlk yöntem, klavyeden öğrenci işleri tarafından (bölüm veya fakülte bazında) veya öğretim üyesi tarafından doğrudan girilmesidir.İkinci yöntemde, öğretim üyesi tarafından doldurulan optik okuyucu formlarının okutulması şeklinde yapılabilir.
Öğrenci harçlarının takibi öğrencilerin kredi durumlarının Kredi Yurtlar Kurumu’ndan alınıp işlenmesi, harçların hesaplanması, bankaya borç bilgilerinin gönderilmesi ve günlük olarak bankadan tahsilat bilgilerinin alınması işlemlerini kapsar. Askerlik işlemlerinin takibi, öğrenci sayısı arttıkça, yürütülmekte olan rutin işlemler daha uzun zaman almakta ve hatalı yapılabilmektedir. Askerlik yükümlülüğü olan tüm öğrenciler için, askerlik tecil belgelerinin askerlik şubeleri bazında gönderilmesi, mezun olan veya kaydı silinen öğrencilerin bildirilmesi işlemlerini kapsar. Hazırlık okulu işlemleri, hazırlık okuyacak öğrencilerin seviye snavlarının takibi, seviyelerine göre otomatik olarak sınıflara ayrılmaları, yıl içinde notlarının takibi, dönem sonunda tekrar seviyelere ayrılması, final, muafiyet ve devam durumlarının takibi işlemleridir. Yıl sonunda hazırlık sınıfı sonuçları öğrenci bilgi sistemine otomatik olarak aktarılır. Internet öğrenci bilgi sistemi, Internet üzerinden öğrencinin, ders programını, kayıtlandığı dersleri ve aldığı notları, ağırlıklı not ortalamasını görüntülediği bir ortamdır. Özellikle, notların öğrenci tarafından görüntülenmesi yaygın olarak kullanılmaktadır. Öğrenci işlerinde işlem yoğunluğu yaratan öğrencinin transkript almak için başvurusu sayısı azalmış ve olası eksik veya hatalı veri girişlerinin öğrenci tarafından farkedilmesini sağlamıştır.
Bunun yanında, öğrenci, ders kayıtlanmaları internet üzerinden yapar ve danışmanları da bu ortamda onay verirler. Standart belgelerin basımı, öğrenci işlerinde basılan geçici mezuniyet belgesi, diploma, öğrenci belgesi, yabancı uyruklu öğrenciler için emniyet müdürlüğü ve yurt dışı izin yazıları, ceza alan öğrenciler için YÖK’e yazılan bildirimleri ilgili işlemler sonucu üretilmektedir. Öğrenci işlerinde, işlemlerin standart ve kısa zamanda yapılması sağlanmaktadır.
Öğrenci bilgi sistemi içindeki fonksiyonların yetkileri ve not sistemleri (Harf/rakam) üniversiteler bazında farklılıklar gösterdiği ya da üniversite içinde zamanla değişebileceği gözönüne alınarak , yazılım içinde fakülte/bölüm ve işlev bazında parametrik yetki tanımlama mekanizmaları oluştrularak üniversitelere adaptasyon olanağı sağlanmıştır. Öğrenci işleri, öğrencinin aldığı dersleri ve notları izlenmesi gibi ağırlıklı olarak veri toplayarak operasyonel düzeydeki bilgileri izlemeyi amaçlasa da, verilen eğitimle ilgili birçok kararda önemli rol oynayan bir takım stratejik bilgiler de sistem tarafından sağlanmaktadır. Gerek YÖK gerekse de üniversite üst düzey yöneticilerinin talep ettikleri ve öğrenci bilgi sistemi tarafından sağlanan başlıca bilgiler aşağıda listelenmektedir:
· Üniversiteyi kazanan öğrencilerin bölüm bazında, mezun oldukları lise ve geldikleri illere göre dağılımı
· Öğretim üyelerinin ders yükleri
· Öğretim üyesi başına düşen öğrenci sayısı
· Derslikler ve laboratuarların kullanım oranları
· Öğrencilerin başarı istatistikleri
· Öğrenciler yaş, cinsiyeti uyruk bazında dağılımları
· Öğrencilerin sosyo-ekonomik bilgileri
· Afla gelen öğrenciler, kaydı silinen öğrencilerin dağılımları
· Yatay-dikey geçiş yapan öğrenci sayıları
· Yabancı Uyruklu öğrencilerin sayısı ve uyruklara göre dağılımı
· Öğrencilerin disiplin cezalarının durumu
· Hazırlık okulu öğrencilerinin başarı durumlarının izlenmesi (fakülte,seviyeler bazında)
· Hazırlık okulu muafiyet sınavı başarı durumlarının izlenmesi
· Ödenen /ödenmeyen toplam harç miktarları ve ödemeyen öğrencilerin sayısı
Özlük
İşleri modülünde ise;
Rektörlük Personel İşleri Dairesi’nde ve fakülte personel
müdürlüklerinde yürütülmekte olan işlerin bilgisayar ortamına aktarılması
amaçlanmıştır. Temel olarak akademik(2547 sayılı kanununa bağlı), idari (657
sayılı kanuna bağlı) personel , sözleşmeli personel ve işçilerle ilgili
işlemler kapsanmaktadır. Kadro İşlemleri akademik ve idari kadroların
boş, dolu durumları takip edilmektedir. Kadro Tenkis-Tahsis/İptal İhdas
İşlemleri üniversite bazında
kadrolarda istenen değişiklik isteklerinin belirlenmesi, üniversite içinde
isteklerin birbirleriyle eşlenerek otomatik olarak tenkis-tahsis işleminin
yapılması, eşlemenin gerçekleşmediği durumlarda iptal-ihdas işlemleri ile
ilgili olarak Sayıştay ve diğer kuruluşlarla gönderilen belgeler-cetveller
basılır. Diğer personel
işlemlerinde, personelin,
derece/kademe terfii, kadro nakli, görev uzatma, yeniden atama, işten
ayrılma işlemleri gerçekleştirilir ve
kararnameleri (onayları) basılır. Hizmet belgesi, sicil özeti ve emeklilik
belgelerinde yer alan personelin tarihçesi niteliğindeki bu işlemler,
kullanıcının tekrar veri girişine gerek kalmadan otomatik olarak kaydedilir ve
bu belgelerin zaman kaybetmeden basılabilmeleri sağlanır. Bu işlemlerin yanında, personelle ilgili fotoğraf
kimlik, adres bilgileri, ceza, sicil notu takibi, izin işlemleri takip edilir.
Akademik / İdari personelle ilgili , kararların alınabilmesi için raporlama
oldukça önem taşımaktadır. Bu amaçla, yaklaşık yüz adet standart rapor ile
çeşitli sorgulama ortamları oluşturulmuştur.
Internet
Akademik Bilgi Sistemi, özlük işleri ile entegre
çalışan ve akademik personele ait bilgilerin internetten görüntülenip,
internette akademisyenler tarafından güncelleme yapabildiği ve akademik
performans ile ilgili bilgilerin alınabildiği bir sistemdir.
Akademisyenlerle ilgili
bir özgeçmiş niteliğindeki bilgilerden bazıları aşağıdadır:
·
Uluslararası Science Citation Index'ce taranan dergilerde kaynak
gösterilme
-
Akademik bilgi sistemide
toplanan bilgilerden yararlanarak, en çok makale yayınlayan bölümler,
akademisyenler tespit edilebilmektedir. Üniversite içinde, akademisyenlere ait
bilgilere, ad/soyad, fakülte/bölüm/anabilim dalı yada uzman olduğu bilimdalları
bazında ulaşılabilir.
Entegre bir üniversite bilgi sistemi ölçeği ne olursa olsun tüm eğitim kurumlarında yer alacaktır. Bu temel sistem, üzerinde eğitimle ilgili diğer sistemlerin kolaylıkla kurulmasına olanak verecektir. Ancak, Ege Üniversitesi’nde ve diğer üniversitelerde de gözlenen üniversite bilgi sistemlerinin başarıya ulaşmasında önemli faktörler dikkate alınmalıdır. Bu faktörler şu şekilde sıralanabilir:
· Bilgi işlem personelinin yeterliliği
· Kullanıcıların bilgisayarı kullanma isteği
· Donanım ve bilgisayar ağı alt yapısı
· Yaygın kullanıcıların (öğretim üyeleri ve öğrencilerin) bilgisayarı kullanabilme düzeyi
· Kurum yapısal düzeni
Yukarıdaki faktörlerde sağlanacak ilerleme ile birlikte kurulacak olan üniversite bilgi sistemleri ülkemizin yüksek öğrenim kurumlarında sağlıklı bir yapısının oluşmasına olanak sağlayacağı gibi, üst yönetimler için çok gereken “karar destek” konusunda büyük faydalar sağlayabilir.
Aydın Öztürk
Atatürk Ünivesitesi Ziraat Fakültesi’nden 1969 yılında mezun oldu. İngiltere’de Reading Üniversitesi’nden 1972 yılında Biyometri dalında yüksek lisans derecesini, Atatürk Üniversitesi’nden 1973 yılında yine aynı dalda doktora derecesini aldı. 1976 yılında Atatürk Üniversitesi’nden doçent derecesini aldıktan sonra Ege Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği’nde görev aldı. 1980-1983 döneminde A.B.D.’de Purdue ve Suudi Arabistan’da King Saud üniversitelerinde ziyaretçi öğretim üyesi olarak çalıştı. 1983 yılında profesör olduktan sonra 1989-1991 döneminde A.B.D.’de Syracuse Üniversitesi’nde ziyaretçi araştırma profesörü olarak çalıştı. 1993 yılında Ege Üniversitesi Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürü olarak görev aldı. 1995 yılında Ege Üniversitesi Uluslararası Bilgisayar Enstitüsü’nde görev aldıktan sonra 1996 yılında Ege Üniversitesi Rektör Yardımcısı olarak atandı. İstatistik ve Sinyal İşleme konularında birçok yayını olan Dr.Öztürk, evli ve iki çocuk babasıdır.
Turhan Tunalı
Ortadoğu Üniversitesi Elektrik Mühendisliği Bölümü’nden 1978 yılında mezun oldu. Ege Üniversitesi Elektronik Hesap Bilimleri Enstitüsü’nden 1980 yılında Uygulamalı İstatistik dalında yüksek lisans, A.B.D.’de Washington Üniversitesi’nden 1985 yılında Sistem Bilimleri ve Matematik dalında doktora derecelerini aldı. Daha sonra Ege Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümü’nde öğretim üyesi olarak atandı ve 1988 yılında doçent dercesini aldı.1992-1994 döneminde Singapur Nanyang Teknik Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümü’nde öğretim üyesi olarak dersler verdi. 1995 yılında Ege Üniversitesi Uluslararası Bilgisayar Enstitüsü’nde profesör olarak görev aldı. Robotlar ve Dağıtık Bilgisayar Sistemleri konularında yayınları olan Dr.Tunalı evli ve bir çocuk babasıdır.
Handan G.Kılıçaslan
Ege Ünivesitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümü’nden 1989 yılında mezun oldu. Dapro ve Üni-Pa şirketlerinde Türk Hava Kuvvetleri Fabrika Yönetim Bilgi Sistemleri Projesi’nde programcı ve analist olarak 4 sene çalıştı. Daha sonra Üni-Pa şirketinde Belediye Otomasyonu Projesi’nde analist ve yönetici olarak iki sene görev aldı. 1996 yılından yine, Üni-Pa şirketinde Ege Üniversitesi Bilgi Sistemi Projesi’ne yönetici olarak atandı. Halen proje teknik sorumlusu olarak görev yapan Bn.Kılıçaslan bekardır.